Lean Coffee – Meeting ohne feste Agenda

Lean Coffee ist ein strukturiertes Diskussionsformat, bei dem es keine vorab definierte Agenda gibt. Die Themen werden von den Teilnehmern gemeinsam zu Beginn des Treffens festgelegt und priorisiert. Jeder kann seine eigenen Themen mitbringen, die ihn gerade beschäftigen und für die er die Unterstützung bzw. Wissensaustausch von anderen in Anspruch nehmen möchte.

Dieses Format eignet sich am besten, wenn die Themenfindung zwanglos sein soll oder genaue Themenwünsche von vorne herein unklar sind. Die Art der Themen sind dabei sehr offen. Es können Theorien, Probleme und Lösungsansätze besprochen werden.

Ich verwende dieses Format gerne während meines agilen Stammtisch in Lindau an.

Warum heißt es Lean Coffee?

ean Coffee basiert auf Lean Thinking basierend auf den folgenden Prinzipien

• Verschwendung vermeiden
• Lernen verstärken
• Eigenverantwortung
• das Ganze sehen

und der Kultur aus dem Coffee Shop d.h. es ist die lockere und informellen Atmosphäre gewollt.

Lean Coffee ist aber auch als ein geschlossener Raum zu verstehen, da alles was dort besprochen wird auch dort bleibt. Jeder kann frei sprechen.

Ablauf Lean Coffee

Vorbereitung

Diese Schritte müssen nur einmalig zu Beginn des Lean Coffee durchgeführt werden:

• Schritt 1: Erstelle ein Kanban Board
• Schritt 2: Brainstorming (5 min): Jeder schreibt pro Thema ein Post-it. Es wird empfohlen auch den Namen oder zumindest ein Kürzel auf das Post-it mit drauf zu schreiben.
• Schritt 3: Vorstellung der Themen: Nun stellt jeder reihum seinen Themen mit jeweils 1-2 Sätzen vor.
• Schritt 4: Priorisierung: Jeder erhält 2 Punkte, die er entweder auf zwei Themen oder beide auf ein Thema vergeben kann. Das Post-its auf dem Board wird anschließend nach der Anzahl Punkte neu sortiert.

Diskussion

Diese Schritte müssen für jedes Thema wiederholend durchgeführt werden:

• Schritt 5 und 6: Diskussion (5-15 min): Lege für jedes Thema fest, wie lang die Diskussion gehen soll und in WIP (Work in Progress) geschoben
• Nach Ablauf der Zeit:
  • Daumen hoch: nochmals 5 min.
  • Daumen runter: Diskussion beendet und das Thema wird auf Erledigt/Done gesetzt 
• Schritt 7: Take Aways: Sammeln der Erkenntnisse
  • Was war das Ergebnis der Diskussion
  • Was konnte der Themengeber mitnehmen.

Ende

Es wird entweder so lange die Themen abgehandelt wie Themen vorhanden sind oder die Zeit abgelaufen ist. Eine maximale Zeitdauer von 120 Minuten sollte nicht überschritten werden, da irgendwann keine Aufnahme von neuen Informationen möglich ist.

Nutzen

• Durch die demokratische Auswahl wird nur das besprochen, was die Mehrheit entschieden hat.
• Durch den Austausch kann einen hohen Mehrwert für die Teilnehmer entstehen.
• Alle Neueinsteiger können den Umgang mit Kanban und Timeboxing kennenlernen.