Organisationsstrukturen visualisieren mit Meddlers

Meddlers, angelehnt an das beliebte Siedler von Catan Brettspiel, kann im Rahmen einer digitalen Transformation eingesetzt werden. Das Spiel soll dabei helfen die bestehenden Strukturen innerhalb einer Organisation und die Team-Zusammenhänge zu überdenken und in weiterer Folge diese flexibler und kundenorientierter zu gestalten. Durch die Visualisierung  können leichter Diskussionen über die Organisationsstruktur und die darauf aufbauenden internen Veränderungsmöglichkeiten im Unternehmen. Anstelle von Siedlungen und Handelsstraßen werden Teams mit Rollen und Personen versehen. Dies können Kunden, Lieferanten aber auch Software Entwickler, Product Owner oder Scrum Master, je nach dem welche Konstellation für eine netzwerkartige und kundenorientierte Organisationsstruktur benötigt wird.

Anwendungsgebiet von Meddlers

Die Organisationsstruktur hat einen erheblichen Einfluss darauf, wie eine Organisation funktioniert und wie sich die Menschen über die Hierarchie und Kommunikation fühlen, die sie fördert oder behindert.

Meddlers kann bei folgenden Punkten hilf- und lehrreich unterstützen:

• Arbeiten mit mehreren Produkten und Product Owner
• Agil arbeiten mit weltweit verteilten Team
• Adaption der Organisationsstrukturen an das agile Management 
• Umwandeln der Organisationsstruktur in eine Netzwerkstruktur
• Balance finden zwischen Spezialisierung und Generalisierung im Team
• Auswahl zwischen funktionalen und funktionsübergreifenden Teams
• Umgang mit Abhängigkeiten zwischen Teams
• Betrachtung des Teams als Werteinheit in einem Netzwerkorganisation
• Selbstorganisation eines Teams
• Befähigung von Einzelpersonen, ihre Rollen innerhalb eines Teams oder Unternehmens zu definieren

Folgende Faustregeln sind für ein agiles Organisationsdesign gängig:

• Kleine Teams (5 +/- 2)
• Funktionsübergreifende Teams
• T-Shape Qualifikation (Spezialisierung + Generalisierung)
• Value-Driven (Outcome anstelle nur Output)

Spielmaterial

Das Spiel kann über den Management 3.0 Webshop gekauft werden. Die Spielanweisung ist auf der Management 3.0 Seite nur in englischer Sprache verfügbar. 

• Anzahl Spieler:  Von HR Pioneers wird die maximale Gruppengröße von 6 Personen empfohlen, damit ein sinnvoller Dialog in der Gruppe entstehen kann
• Dauer: max. 90 Minuten

Ablauf

Meddlers besitzt sehr wenige Regeln. Es ist gewünscht, dass jeder seine Kreativität ausleben kann. So steht es der Gruppe frei, Funktionen innerhalb oder außerhalb der Teams aufzuhängen, Cross-funktionale oder funktionale Team zu bauen oder Teams, die in engem Austausch stehen, miteinander zu verbinden. Entscheidend ist, dass während und nach dem Aufbau der Organisationsstrukturen ein Dialog entsteht, bei dem auch die Vor- und Nachteile sowie Chancen und Risiken der jeweiligen Konstellation innerhalb der Gruppe diskutiert werden.

Ziel des Spiel ist es, die großen Team-Karten mit Funktion durch Personen und Rollen zu versehen, so dass für die Teams eine optimale Zusammenstellung für die Erfüllung der Kundenwünsche geschaffen wird. Funktionen können auch ausserhalb der Teams gelegt werden.

Hierzu stehen 4 große Karten pro Gruppe in Hexagon Form zur Verfügung. Es können Teams oder Einheiten sein, die zusammen an einem bestimmten Projekt arbeiten.

Für die Personen und Rollen stehen ausreichend Gesichter und Hüte zur Verfügung.

Die Hüte stellen Rollen dar, die auf den Gesichtern getragen werden kann. So entstehen Funktionskacheln.

• Derselbe Hut auf einer Kachel bedeutet, dass alle Mitglieder dieselbe Arbeit verrichten.
• Unterschiedliche Hüte auf einer Kachel bedeuten, dass die Mitglieder unterschiedliche Rollen haben.

Folgende Definition sind zu beachten:

• Ein funktionales Team enthält nur Personen mit derselben Rolle.
• Ein funktionsübergreifendes Team besteht aus Personen mit unterschiedlichen Rollen.
• Indem die Seiten der Teams verbunden sind wird visualisiert, dass die Teams zusammenarbeiten und sich gegenseitig einen Mehrwert bieten.

Generell gilt, dass in der Gruppe vereinbart wird, wie und was für die Organisationsstruktur benötigt wird:

• Verbindung der Kacheln miteinander, um anzuzeigen, dass die Teams für sich (oder miteinander) Werte schaffen. Es bedeutet, dass sie zusammenarbeiten müssen.
• Verwendung von separaten Hüten, um zusätzliche Rollen in einem Team oder zusätzliche Rollen außerhalb eines Teams darzustellen. Diese können an jedem Punkt platziert werden, der sinnvoll erscheint.
• Verwendung von Gesichtern, um bestimmte Personen in einem Team oder außerhalb eines Teams anzuzeigen. Platzieren kann ebenfalls an einem beliebigen Ort sein.
• Es können Personen mit Rollen kombiniert werden, dies ist jedoch keine Voraussetzung. Gesichter und Hüte können auch separat verwendet werden,
• Personen und / oder Rollen können auch verwendet werden, um Kunden, Manager, Lieferanten oder andere externe Stakeholder darzustellen.

Alles ist erlaubt, solange die Spieler den Nutzen und die Risiken erklären können.

Es kann zusätzlich eine Legende erstellt werden, um eine Bedeutung der Rollen (Hüte) zu geben. Dadurch ist es auch möglich multidisziplinäre Teams oder spezialisierte Teams zu definieren. Zusätzlich kann dadurch auch jederzeit die Team Zusammenstellung erneut nachvollzogen werden. Hier können auch Namen für die Personen vergeben werden.

Herausforderungen

Ein Weg, um anzufangen, besteht darin, sich gegenseitig Herausforderungen zu stellen, indem eine Situation, ein Ziel und eine Reihe von Einschränkungen erläutert werden. Die nachfolgenden Beispiele sind nur als Anregung gedacht:

• Sie haben eine Geschäftseinheit von 18 Mitarbeitern, die für zwei große und zwei kleine Kunden verantwortlich ist. Wie könnte die Organisationsstruktur aussehen?
• Sie sind Entwicklungsmanager in einem Unternehmen und für verteilte Teams in drei Ländern verantwortlich. Wie werden die Menschen zusammenarbeiten?
• Entwerfen Sie ein 20-Personen-Webdesign-Unternehmen, das viele kleine Projekte verwalten muss.
• Design der audiovisuellen Produktionsabteilung einer Social Media Marketing Agentur.
• Gestalten Sie die Organisationsstruktur für eine beliebte, lokale Kaffeebar.
• Entwerfen Sie die 30-Personen-Abteilung für mobile Apps einer Bank.
• Aufbau eines Startup von 15 Mitarbeitern,  die Software as a Service (SaaS) für hundert verschiedene Kunden anbieten

Das Ergebnis der Übung sollte eine Organisationsstruktur sein, die aus einem oder mehreren Teams besteht, wobei jedes Team eine oder mehrere Rollen enthält.

Reflexion

Folgende Fragen können zur Reflexion gestellt werden:

• Welcher Unterschied zur klassischen Organisationstruktur konnte festgestellt werden?
• Inwieweit könnt ihr die Kundenbedürfnisse bedienen?
• Was waren die wesentlichen Erkenntnisse hinsichtlich agiler Organisationsstrukturen?

Ergebnis

Ein Ergebnis von Meddlers ist es, dass die Diskussion über komplexe Organisationsstrukturen, in denen mehrere Teams an mehreren Projekten arbeiten erleichtert wird. Daraus können folgende Erkenntnisse resultieren:

• Menschen müssen auf Augenhöhe arbeiten können. Dies bedeutet, dass hierarchische Organisation sich nicht weiterentwickeln können, sondern dass eine Netzwerkorganisation notwendig ist. 
• Das Spiel konzentriert sich auf Teamwork (anstatt sie alleine arbeiten zu lassen), d. h. die Teamgröße sollte sich auf weniger als zehn Personen beschränken.
• Dieses Spiel erleichtert es den Managern und Teammitgliedern ihre eigenen Teamstrukturen erfinden zu lassen und sie die Vorteile, Risiken und Werte miteinander zu besprechen.

Wenn die Spieler besser verstehen, wie sie ihre Organisation als Wertschöpfungsnetzwerk ausbauen können, ist jeder ein Gewinner!