Buntes Stakeholder Management : Visualisierung der Stakeholder mit Beziehungen

In meinen Training für Product Owner ist das Stakeholder Management ein wesentlicher Bestandteil. Im Scrum Umfeld ist der Product Owner, als Interessenvertreter aller Stakeholder, hauptverantwortlich für das Stakeholder Management. Es ist ein fortlaufender Prozess, der auf die Bedürfnisse der Stakeholder eingeht und durch eine transparente Kommunikation von Projektfortschritt, aber auch Hindernissen ein partnerschaftliches Verhältnis basierend auf Vertrauen untereinander aufbaut.

Ziel ist es, durch das geschaffene Vertrauen auch mal eine unbequeme Wahrheit sagen zu können, wie beispielsweise kleine Verzögerungen, Kostenüberschreitungen oder vorübergehende Lösungen. Als Schnittstelle zwischen Business und Team sorgt der Product Owner dafür, dass alle wichtige Informationen transparent für jeden verfügbar sind. Zudem sollte der Product Owner mit der Zeit dem Team ermöglichen auch direkt mit den Stakeholder zu reden, um die Kundenbedürfnisse bzw. Probleme besser verstehen zu können.

Unabhängig von Scrum kann das Stakeholder Management auch in jedem anderen Umfeld angewendet werden, in dem verschiedene Interessen aufeinander treffen.

Wer ist ein Stakeholder?

Jeder, der ein berechtigtes Interesse an dem Produkt hat bzw. zu einer Lösung zu einem Problem beitragen will, ist ein Stakeholder. Es können somit alle alle internen und externen Personen sein, die am Produkt interessiert oder Einfluss darauf haben und helfen, das Produkt weiterzuentwickeln.

• Kunden und Anwender
• wichtige Entscheidungsträger in Ihrer Organisation
• Projektsponsoren
• Kollegen, die mit Ihren Kunden arbeiten und diese verstehen
• Mitarbeiter aus den Unternehmensbereichen, die bei der Produktauslieferung mitwirken (Marketing, Vertrieb, Wartung, Schulung, etc.)
• externe Parteien wie Partner oder Aufsichtsbehörden.

Die Herausforderung für den Product Owner ist es, die unterschiedlichen Bedürfnisse abzuwägen. Beispielsweise ist ein Feedback von einem Kunden, der das Feature bezahlt und einem Anwender des Features kann gegensätzlich sein. Hier ist die Aufgabe des Product Owner es so abzuwägen, dass ein Nutzen für Jeden entsteht.

Stakeholder Analyse mit Hilfe der Stakeholder Map

Um die Stakeholder zu analysieren ist es hilfreich, mit den nachfolgenden Schritten zu visualisieren:

• Identifizieren: Welche Stakeholder gibt es?
• Analysieren: Welches Bedürfnis/Anliegen/Ziel hat der Stakeholder?
• Priorisieren: Wie hoch/gering ist das Interesse und der Einfluss des Stakeholders?
• Handeln: Wie kann der Stakeholder richtig einbezogen werden?

Die Visualisierung der Stakeholder Analyse erfolgt in einer Matrix mit zwei Achsen zu Interesse und Einfluss sowie pro Achse die Kategorien hoch und niedrig. Durch die Einordnung in die entsprechenden 4 Feldern entsteht eine Stakeholder Map, die aufzeigt wie das Stakeholder Management durch den Stakeholder beschaffen ist.

Die horizontale Achse gibt den Grad des Interesses bzw. der Bedeutung des Projektes wieder. Die vertikale die Stärke des Einflusses der jeweiligen Stakeholder. Die Matrix lässt sich in vier Quadranten unterteilen: überwachen, zufriedenstellen, informieren, engen Kontakt pflegen.

Sobald die Stakeholder in die jeweiligen Quadranten einsortiert sind, wird deutlich, in welcher Art und Weise eine Beziehung zu den jeweiligen Stakeholdern im Rahmen von Scrum aufgebaut werden kann.

• Überwachen (geringes Interesse, wenig Einfluss): Diese Stakeholdergruppe identifiziert sich wenig mit Projekt/Produkt. Diese Stakeholder sollten nicht mit Informationen belästigt werden, deren Relevanz für sie begrenzt ist. Wähle bewusst Momente zur Kommunikation aus, in denen  und transportiere ausschließlich relevante Inhalte. 
  Beispiel: Informationen über Fachzeitschriften zukommen lassen.
  
• Zufriedenstellen (viel Einfluss, geringes Interesse): In diese Stakeholder sollte genügend Zeit investiert werden, damit sie zufrieden bleiben. Aber nicht so viel, dass sie sich irgendwann von der Botschaft gestört fühlen. 
  Beispiel: Lade diese Stakeholder zum Sprint Review ein
  
• Informieren (wenig Einfluss, großes Interesse): Informiere diese Stakeholder angemessen mit den relevanten Daten. Stakeholder in diesem Bereich können oft für Details des Projektes entscheidend sein. 
  Beispiel: Verschicken eines Newsletters mit den Höhepunkten aus dem (Scrum)-Projekt.
  
• Engen Kontakt pflegen (viel Einfluss, großes Interesse): Bei diesen Stakeholdern handelt es sich um die wesentlichen Schlüsselfiguren. Sie sollten vollständig mit ins Projekt einbezogen werden. Investiere genügend Zeit, um sie zufriedenzustellen. 
  Beispiel: Es wird empfohlen während des gesamten Sprints (persönlich) Kontakt mit diesen Stakeholdern zu halten.

Ergänzung: Die bunte Visualisierung von Beziehungen

Sobald viele Menschen aufeinander treffen, gibt es natürlich auch wechselseitige Beziehungen, die sich gegenseitig beeinflussen. Daher ist es für den Product Owner interessant zu wissen, in welcher Beziehung die Stakeholder untereinander stehen und welche Stakeholder wen beeinflussen kann. Er kann die Visualisierung auch dazu verwenden, um Ursachen bei Konflikten zu untersuchen.